Efter att varit tillbaka på jobbet 1 vecka sedan sommarens semester så är vi tillbaka i full fart. I och med att det är i början på augusti är flera i teamet fortfarande på semester eller arbetar på distans utanför kontoret. I denna bloggpost vill jag dela med mig av några av våra lärdomar om att dela kunskap inom organisationen.

När jag ser tillbaka på de senaste 18 månaderna kan jag tydligt se hur vi har använt tekniska lösningar när vi arbetar internt för att överbrygga kunskapsgap och för att sprida information och färdigheter.

För att teamet ska kunna arbeta i full fart mot samma gemensamma mål utan att tappa fart har vi implementerat veckovisa möten på måndagar och fredagar. Dessa möten är för att informera om de olika avdelningarnas pågående projekt och för att utbilda varandra med ny kunskap och funktioner i vår plattform. Nyttan med dessa möten är ovärderligt och vi lärde oss snabbt när någon i teamet inte hade deltagit. 

Resultatet av att någon inte deltog var att det skapades ett kunskapsgap och vi tappade fart när vi fick utbilda och informera flera gånger om samma sak internt.

Detta var för 18 månader sedan och sedan dess har varje måndags- och fredagsmöte varit digitalt och all kunskap har sparats. Alla möten håller vi i ett Virtuellt Mötesrum (VMR) vilket tillåter alla att vara med från vilken enhet som helst och varifrån som helst. Vi har använt Quickchannels plattform för att:

  • SPELA IN – alla möten och kunskapsgenomgångar
  • HANTERA – inspelningarna och videomaterialet
  • DISTRIBUERA – med säkerhetsfunktioner och skalbarhet

Detta har skapat ett kunskapsbibliotek hos oss för alla i teamet. Nedan ser ni en skärmdump från den streamade inspelningen från morgonens möte.

Om en i teamet är på kundbesök, semester eller sjuk så kan de uppdatera sig med den senaste informationen via on-demand streaming från vilket enhet de vill. Eftersom att det är interninformation och affärskritisk information så skyddar vi detta med våra säkerhetsfunktioner. Vi lägger även till metadata till inspelningarna för att enkelt kunna söka och hitta bland de olika veckomötena.

Jag rekommenderar starkt till varje team som har fullt upp och svårt att synka allas kalendrar att spara er kunskap och göra den tillgänglig på ett enkelt sätt. För att det ska bli lyckat behöver det verkligen vara enkelt och säkert i ett sådant här kommunikationsprojekt.

Om ni vill veta mer hur vi arbetar så skicka ett meddelande så berättar vi mer.

#collaboration #recording #enterprisevideo #knowledgesharing #communication